年度末は、企業にとって非常に重要な時期です。
決算業務に携わる方は、財務データの集計や報告書の作成、監査対応など、多くの業務に追われることになります。これらの作業は正確性が求められ、少しのミスも許されません。
しかし、そんな多忙な時期にも関わらず、上司や同僚から急ぎではない業務を依頼されたり、関係のない雑談に巻き込まれたりすることがあります。これによって、業務の進行が妨げられ、集中力が削がれ、結果的に残業が増えてしまうこともあります。
本記事では、こうした状況にうまく対処し、決算業務に集中できる方法を具体的に解説します。あなたがこれらの対策を実践することで、不要な業務の負担を軽減し、決算業務をスムーズに進められるようになります。また、適切な対応をすることで、周囲との関係を悪化させることなく、仕事の効率を最大化できます。
決算業務の邪魔をする上司や同僚の特徴とその理由
決算期において、業務をスムーズに進めるためには「邪魔をする人」の特徴を理解し、適切に対応することが重要です。決算業務の妨げとなる上司や同僚には、主に以下のような特徴があります。
緊急性を考えずに業務を振る上司
特徴：
- 「とりあえずこれもお願い」と、決算業務の進行状況を考慮せずに業務を依頼する。
- 「これは今やっておいてほしい」と、期限を明確にせずに仕事を増やす。
- すぐに対応しないと不機嫌になり、圧力をかけてくる。
理由：
- 多忙な決算業務の実態を理解していないため、他の業務との優先順位を考えずに指示を出す。
- 自分の業務を部下に振ることで、負担を軽減しようとする。
- 権限を持っているため、無意識に部下のスケジュールを軽視してしまうことがある。
不要な雑談を持ちかける同僚
特徴：
- 休憩時間やちょっとした合間に、決算業務と関係のない話題で話しかけてくる。
- 「ちょっと聞いてよ」と、プライベートな話を持ちかけて時間を奪う。
- 「最近どう？」など、雑談を始めることで、集中力を削ぐ。
理由：
- 本人は息抜きのつもりで話しかけているが、決算業務の集中度が高いことを理解していない。
- 自分が暇な時間を、周囲の人にも共有しようとする傾向がある。
- 決算業務を担当していないため、業務負荷の実態が分からず、軽い気持ちで話しかけてしまう。
他部署からの急な依頼をしてくる人
特徴：
- 「今すぐ対応してほしい」と、急ぎではない業務を押し付けてくる。
- 「決算とは関係ないけど、ついでにこれもお願い」と、本来の業務範囲外の仕事を依頼する。
- 断ると「ちょっとだけでいいから」と食い下がってくる。
理由：
自分の業務の都合を優先し、決算業務の重要性を理解していない。
- 他部署の業務スケジュールに基づいて行動しているため、決算業務の影響を考慮していない。
- 「他の人も頼んでるし、大丈夫だろう」と思い込み、無意識に業務を増やしてしまう。
無計画にミーティングを設定する上司・同僚
特徴：
- 決算業務が立て込んでいるのに、不要な会議を設定する。
- 「とりあえず集まろう」と、議題が不明確なミーティングを開く。
- 決算に関係のない会議でも、参加を求めてくる。
理由：
- 自分の業務スケジュールで会議を設定し、決算業務の繁忙期を考慮していない。
- 「とりあえず話せば解決する」という発想で、会議を開くことが目的になっている。
- 必要な情報を整理せずに会議を開催し、無駄な時間を浪費してしまう。
自分の仕事を押し付けてくる同僚
特徴：
- 「ちょっとこれ手伝ってくれない？」と、簡単に仕事を頼んでくる。
- 「自分では分からないからお願い」と、自分で調べずに他人に依存する。
- 断ると「ちょっとだけでいいから」と粘る。
理由：
- 自分の業務を楽にしたいがために、決算業務の負担を無視して頼んでしまう。
- 決算業務の負荷がどれほど重いかを理解しておらず、気軽にお願いしてしまう。
- 「助け合いの精神」を都合よく利用し、他人に仕事を振る傾向がある。
このような上司や同僚がいることで、決算業務の進行が妨げられることが多々あります。これらの特徴と理由を理解した上で、適切な対策を取ることが重要です。次の章では、具体的な対処法について詳しく解説します。
上司に「期限と優先順位」を確認する
上司から急ぎではない業務を指示された場合、その業務の期限や優先順位を明確にすることが重要です。具体的な対応策は以下の通りです。
- 「現在、決算業務が最優先ですが、この業務の納期はいつでしょうか？」と質問する。
- 上司が「急ぎではない」と答えた場合は、「決算業務が落ち着いたら対応します」と伝える。
- 「この業務は今すぐ必要ですか？それとも、決算後でも問題ありませんか？」と確認することで、優先順位を整理しやすくなる。
もし本当に急ぎであれば、上司は決算業務を担当していない人にその業務を依頼するでしょう。一方、あなたしか対応が出来ない場合は、「他の業務との兼ね合いを調整するために、対応できる時間を確認させてください」と伝え、スケジュールを調整します。
この方法を使うことで、無駄な業務の発生を抑え、決算業務に集中できる環境を作ることができます。
「決算業務の進捗」を周囲に共有する
業務の進捗状況をチーム内や上司に可視化することで、余計な指示や雑談を減らせます。効果的な共有方法は以下の通りです。
- 週次報告メールやチャットツールで「現在の決算業務の進捗」を共有する。
- 打合せ等で「今週は○○のデータ集計を行い、来週は資料を経理部門に提出します」と報告する。
- 加えて「請求書の提出漏れには十分注意してください」などといった注意喚起を行う。
多忙な中、進捗報告するもの余計な手間と思うかもしれませんが、私がよく使う手法として、経理部門等の関係箇所にメールを送る際、ＣＣに入れておくようにします。
また、職場内での定例打合せなどでは、進捗報告のみならず、決算に関する各社員への依頼事項や注意事項を伝達することで、ミスを防いでもらい、結果、経理業務の手戻りをなくすことが出来ます。
これらにより、上司や同僚が「忙しい時期なんだな」「重要な業務なんだな」と理解し、不必要な仕事を頼まれる可能性が減ります。
雑談を適度にかわすスキルを身につける
関係のない話をしてくる上司や同僚には、適度に会話を終わらせるテクニックを使いましょう。実践的な対応方法は以下の通りです。
- 「その話、面白そうですね！でも今は決算で手一杯なので、また後で聞かせてください」とやんわり断る。
- 「ちょっと手が離せないので、また時間があるときに聞かせてください」と言う。
話しかけられた際、緊急性や重要性がないと判断した時点で、表情や態度で「今は忙しい」という雰囲気を出しましょう。
また、話しかけられることを事前に防ぐ策として、机の上やＰＣ画面には、常に決算関係の資料やデータを表示させておきましょう。特に上司や周囲が中身や操作内容が分からない決算のソフト画面を立ち上げておくと、話しかけづらくなり効果的です。
「スケジュールを見せる」ことで不要な依頼を防ぐ
多くの会社員の方々は職場内で、電子データ上でスケジュールを共有されていることと思います。スケジューラに具体的な決算業務の内容や締切などを入力の上、職場内で共有することで、他の業務を頼みにくい状況を作ります。具体的な方法は以下の通りです。
- スケジューラに具体的な決算業務の内容や締切などをこまめに入力する
- 業務を頼まれそうになったら「今週は決算対応で埋まっています」とスケジューラを見せながら伝える。
会議や打合せがあるとスケジューラに入力し、個人で対応する仕事はスケジューラには入力しないのが一般的です。決算業務はどちらかというと個人で対応する仕事が大半になるため、スケジューラに入力する機会が少なく、結果的に「スケジューラに予定が入っていない」＝「ヒマ」と思われがちになります。
そのため、正しく理解してもらうためにも、決算業務の内容や締切を細かく入力することが肝要です。
また、職場内の定例打合せ等で「今月の業務予定」として共有することで、他の業務を依頼されるリスクを減らすことが出来ます。
「集中タイム」を確保する
決算業務に専念するための時間を確保し、その時間は業務以外の対応を極力しないようにしましょう。具体的な方法は以下の通りです。
- 朝一や昼食後など、最も集中しやすい時間帯を決算業務専用にする。
- カレンダーに「集中作業時間」とブロックを設定し、周囲に「この時間は対応が難しい」と伝える。
可能なら「決算対応中」のプレートをデスクに置くことや、チャットのステータスを「対応不可」にしておくとよいでしょう。また、会議室等の別室を予約の上、自身のデスクから離れてそこで集中して業務を行うのも良いです。この方法なら、業務の妨害を防ぎながら決算業務をスムーズに進めることができます。
まとめ
決算業務の妨げになる不要な依頼や雑談をうまくかわし、業務に集中するために、以下の５つの対処法を紹介しました。
- 上司に「期限と優先順位」を確認する
- 「決算業務の進捗」を周囲に共有する
- 雑談を適度にかわすスキルを身につける
- 「スケジュールを見せる」ことで不要な依頼を防ぐ
- 「集中タイム」を確保する
これらの対処法は、私がこれまでの職場で実際に効果を発揮した方法であり、実証済です。
上司とのコミュニケーションでは「優先順位の明確化」が重要であり、これにより業務の取捨選択がしやすくなります。また、業務の進捗を周囲に見せることで「可視化の原則」が働き、不必要な依頼を防ぐことができます。
適切な対応をすることで、決算業務に支障をきたさずに済むのです。これらの対策を実践することで、業務の妨げを最小限に抑え、効率的に決算業務を進めることができます。ぜひ試してみてください！
