あなたは会議や打合せのたびに、議事録やメモの作成に苦労していませんか？ 話が速くて追いつけない、どの部分が重要か分からない、後から見返しても意味が分からない…。こうした問題に直面すると、会議の成果が十分に生かせず、効率が悪くなってしまいます。議事録やメモの作成が苦手だと感じる多くのビジネスパーソンが、この問題を抱えています。
本記事を読むことで、議事録や打合せメモの作成スキルを劇的に向上させることができます。具体的なテクニックや方法を学ぶことで、自信を持って会議に臨み、重要なポイントを逃さずに記録できるようになります。その結果、会議後の作業がスムーズに進み、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
私がこれまで様々な会議や打合せの場において、議事録や打合せメモの作成の経験を踏まえ、議事録や打合せメモの作成が苦手な方に向けて、以下の５つの具体的な解決策を提案します。これらの解決策は、実際に多くのビジネスシーンで効果が期待されます。
事前準備の重要性
議事録やメモを効果的に作成するためには、事前準備が欠かせません。会議のアジェンダ（議題）を事前に確認し、どのポイントが重要かを把握しておきましょう。以下は事前準備のステップです。
- アジェンダの確認：会議のアジェンダを事前に入手し、どのトピックが話し合われるのかを理解します。特に、自分の担当部分や重要な議題をチェックしておきましょう。例えば、会議のアジェンダに「新製品のマーケティング戦略」が含まれている場合、その分野に関する最新のデータや市場トレンドを確認しておきます。
- バックグラウンド情報の収集：会議で話される内容について、必要なバックグラウンド情報を集めておきます。関連するデータや過去の議事録も参考にします。もちろん、前回の会議で決まった内容や進捗状況を確認し、今回の議論に備えることは必須です。
- 質問や意見の準備：事前に考えておく質問や意見をメモしておくことで、会議中の発言がスムーズになります。具体的な質問や提案を準備しておくと、議論に積極的に参加できます。
これにより、会議の進行を予測しやすくなり、重要なポイントを漏らさずに記録することができます。
重要ポイントの見極め方
会議中に全ての発言を記録するのは非現実的です。重要なポイントを見極めるスキルを身につけることで、効率的に議事録を作成できます。以下のポイントに注目しましょう。
- 決定事項：会議で決定された事項やアクションアイテムは必ず記録します。これが議事録の最も重要な部分です。例えば、「次回のキャンペーン開始日は９月１日に決定」や「新製品の価格を5,000円に設定」など、具体的な決定事項を漏れなく記録します。
- 担当者と期限：各アクションアイテムの担当者と期限も明確に記載します。これにより、誰が何をいつまでに行うのかが明確になります。例えば、「マーケティング資料を山田さんが８月15日までに作成」や「新しい広告デザインを田中さんが９月１日までに提出」などです。
- 問題点と議論の要点：議論の中で出た重要な問題点やその解決策、異なる意見や見解をまとめます。これにより、会議の内容を後から振り返りやすくなります。例えば、「広告予算が不足しているため、再検討が必要」や「新製品のターゲット市場について○○という異なる意見が出た」などです。
これらのポイントを押さえることで、無駄な情報を省き、重要な内容を効率的に記録することができます。
効率的な記録方法
効率的に議事録を取るためには、以下の方法を活用しましょう。
- キーワードメモ：全てを書き起こすのではなく、重要なキーワードやフレーズをメモします。これにより、要点を押さえたメモが取れます。「新製品」、「キャンペーン開始日」、「広告予算」などのキーワードをメモし、詳細は後で補足します。
- 図や表の活用：必要に応じて図や表を使うことで、視覚的に情報を整理しやすくなります。特に複雑なデータやプロセスを説明する際に有効です。例えば、売上予測のグラフや市場シェアの円グラフなどを議事録に挿入することで、情報が一目で理解できるようになります。
- 録音の活用：重要な会議の場合、録音を許可されている場合は録音しておくと、後で確認することができます。ただし、録音する際は参加者全員の同意を得ることが必要です。会議後に再生しながら議事録を補完することで、記録漏れを防ぐことができます。
これにより、会議中に無理なくメモを取り、後から正確に議事録を作成することができます。
フォーマットとテンプレートの活用
統一されたフォーマットやテンプレートを使用することで、議事録の作成がスムーズになります。
- テンプレートの準備：あらかじめ議事録のテンプレートを用意しておき、毎回同じフォーマットで記録することで、情報の整理がしやすくなります。テンプレートには、日付、参加者、議題、決定事項、アクションアイテムなどの項目を含めましょう。テンプレートを使用することで、議事録作成の時間を大幅に短縮し、内容が一貫するため、参加者が議事録をすぐに理解できます。
- 一貫性の確保：一貫したフォーマットを使用することで、議事録を読む人が内容を理解しやすくなります。また、後から見返したときに情報を素早く見つけることができます。テンプレートには「決定事項」「アクションアイテム」「次回の議題」などのセクションを設け、情報を整理します。
統一されたフォーマットを使用することで、議事録の品質が向上し、作成時間も短縮できます。
会議後のフォローアップ
会議後のフォローアップも重要なステップです。
- 議事録の共有：会議終了後、速やかに議事録を参加者に共有します。これにより、全員が同じ情報を持ち、アクションアイテムに取り組むことができます。会議終了後24時間以内に議事録を共有し、参加者全員に確認を依頼します。
- フィードバックの収集：議事録を共有した後、参加者からのフィードバックを求めます。共有した議事録に対してコメントを募集し、必要に応じて修正を行うことにより、議事録の内容が正確かどうか確認できます。
- アクションアイテムのフォローアップ：会議で決定されたアクションアイテムの進捗を定期的に確認し、必要に応じてフォローアップを行います。例えば、毎週アクションアイテムの進捗状況を確認し、進捗報告を依頼します。
これにより、会議の成果が実際の業務に反映され、議事録が有効に活用されます。
まとめ
議事録や打合せメモの作成は、ビジネスにおいて重要なスキルです。今回紹介した５つの方法を実践することで、あなたの議事録作成スキルは飛躍的に向上します。
- 事前準備を怠らず、会議の流れを予測する：アジェンダの確認、バックグラウンド情報の収集、質問や意見の準備を行うことで、会議の進行を予測しやすくなり、重要なポイントを漏らさずに記録することができます。
- 重要なポイントを見極め、効率的に記録する：決定事項、担当者と期限、問題点と議論の要点に注目することで、無駄な情報を省き、重要な内容を効率的に記録することができます。
- キーワードメモや図表、録音を活用する：キーワードメモ、図や表、録音を活用することで、会議中に無理なくメモを取り、後から正確に議事録を作成することができます。
- 統一されたフォーマットやテンプレートを使用する：テンプレートを使用し、一貫性のあるフォーマットで記録することで、議事録の品質が向上し、作成時間も短縮できます。
- 会議後のフォローアップを徹底する：議事録の共有、フィードバックの収集、アクションアイテムのフォローアップを行うことで、会議の成果が実際の業務に反映され、議事録が有効に活用されます。
これらの方法を取り入れることで、議事録の質が向上し、業務の効率化が図れます。ぜひ、次回の会議から試してみてください。議事録作成のスキルを磨くことで、あなたのビジネスパフォーマンスも飛躍的に向上することでしょう。
